新氧行政负责人关亮：京东企业业务让行政采购更高效、更合规

“在行政采购行业工作多年，我认为行政采购工作最核心的价值在于两个方面。一是有效降低公司成本，优化公司成本结构;二是保证公司流程的合规性，满足上市公司对财务审计等的要求。“作为新氧行政部门的负责人，关亮曾在航海、美国、雇佣等众多国内知名企业工作过，是行政采购行业的老兵。对于系统自动采购东京企业业务采购管理更准行政部门的采购，准是进行工作的基础。关亮认为，采购合规不仅可以使所有的采购行为都符合公司规定的流程，而且可以立即发现流程中存在的风险点，积极改进，提高公司的经营管理效率。2018年9月，关亮首次进入新氧气，当时，行政部门的采购大部分都是通过网上个人商户进行的，此类商户一般只提供普通发票，不能完全符合公司财务合规结算的要求，往往存在重复沟通，采购效率没有提高。“有一次，我在部门所在的电子商务平台上购买了办公用品。由于对方提交的发票不符合要求，因此无法通过财务审核，因此无法结算。“针对这样的问题，关亮将以往在采购合规管理方面的成功经验带入了新氧采购业务。进入氧气公司后，关亮开始在部门内通过京东企业业务购买资料。“在以前的一些公司，我经常使用京东，除了有众所周知的质量保证，运输时效快外，在结算环节，京东企业业务可以直接开具增值税专用发票，并可以实现一票一钱，每个订单都可以自动调整、摊销，发票偏差，这样可以有效地避免泄漏问题。此外，京东的发票速度也快，提交发票申请后可以发出电子发票，大大提高了后续财务对接效率。”关亮说。“现在，新风，我部门负责的电视、微波炉、冰箱、空调、空气净化器等电器类实物物资及办公用品基本上都是通过京东企业业务购买的，更多是京东京造的产品，这对我们的采购合规性起到了重要的推动作用。“综合考虑，优化战略，降低采购成本是必要的，方法也必须说，但在保障采购合规性的同时，实行成本削减的效率化也是重要的任务。关亮表示，新氧从成立之初就坚持“低成本效益”的经营原则，行政部门从工作的各个方面都在挖掘低成本效益的空间。在他看来，降价并不是盲目追求低价，关键是如何从全局出发制定更好的采购策略，这就要求采购者对采购进行全面的思考。请给我举个例子。2019年上半年，新氧气办公地址由望京搜狐迁至来广平科技中心，办公区域装修装修涉及一系列采购，包括硬件装修、弱电工程、空调改造、消防改造等。分类复杂，金额非常大，每一步都非常谨慎。关亮作为总负责人，跟踪了内部装修的采购。“内部装修是非常考验个人经验的工作。如果前期的工作不细致的话，后期会生成大量的追加项目。在我看来，如果追加项目超过一定的百分比，实际上这个项目是不适合行政的。“他说。为了确保此次装修采购的成本控制，关亮率领行政部花了整整一个半月的时间进行前期调查，每天与不同的供应商开会，审查资格，下一个月每天加班投标，召开投标会，校对，签订合同。“我们花了将近三个月的时间，但我们为每个装饰项目选择了最好的供应商。实际发生的费用与以前的项目预算大致一致。”根据上述经验，为了降低公司采购的不必要增量，在做的基础上，关亮对其他采购全部进行合理性采购，实现成本的降低。 “对于必须性强的实物商品或服务商品的采购，我们一直在推进与京东企业的业务合作。借助数字化采购解决方案，持续优化采购管理流程，实现资金预算、需求计划、核对结算、开单、售后保证等全流程的高效协同。然而，对于一些可控的材料采购，新氧开始通过轻量化运行模式降低投入成本。例如员工使用的计算机，新风开始租赁模式，实行“减轻经营”，减少现金流量压力;包括原公司各处可见的绿化，行政部也进行重新评价，以保障大厅、房间、办公室等公共区域的美观，其他区域尽量减少绿化覆盖;类也一样，例如面向2023年，新氧提出了全新的发展战略，实现企业业务的进一步升级，着陆产业互联网战略，帮助品牌和商家提供更优化的服务。关亮所在的行政部也设定了2023年的部门目标，关亮表示：“今年行政部最迫切的需求依然是降低成本和高效率，我们将在数字化采购领域开展更多的尝试，探索改善更多降低成本的可能性。”